O que enviar ao contador todo mês (o checklist que evita imposto errado)

Contabilidade boa é uma via de mão dupla: o escritório cuida de guias, obrigações e estratégia — mas apura em cima do que recebe. Documento que não chega vira imposto calculado errado, benefício perdido ou pendência lá na frente. Este é o checklist que usamos com nossos clientes.

O checklist mensal

1. Extratos bancários completos (conta PJ) — de todas as contas da empresa, incluindo digitais e maquininhas. É o que permite conciliar receitas e despesas de verdade, e o que sustenta a distribuição de lucros isenta.

2. Notas fiscais emitidas — na maioria dos casos o escritório captura direto da prefeitura, mas avise sempre sobre notas canceladas ou substituídas.

3. Notas e recibos de despesas — aluguel, software, insumos, serviços tomados. No Simples, ajudam a comprovar o lucro; no Presumido/Real, mudam diretamente o imposto. Foto legível ou PDF resolve.

4. Informações de folha — admissões planejadas (avise ANTES do início — eSocial), férias marcadas, horas extras, atestados, desligamentos. Folha sem novidade? Um "sem alterações" já ajuda.

5. Movimentações "fora da rotina" — empréstimo tomado, equipamento comprado ou vendido, novo sócio, novo contrato grande, mudança de endereço. O que parece detalhe operacional quase sempre tem efeito fiscal.

Os prazos que importam

A apuração do Simples fecha e o DAS vence no dia 20; folha e FGTS têm datas próprias na primeira quinzena. Por isso a regra prática: documentos do mês anterior até o dia 5. Chegando depois, ainda dá — mas com pressa, e pressa é inimiga de apuração otimizada (Fator R, por exemplo, se calibra antes de fechar a folha, não depois).

Como facilitar (muito) sua vida

• Uma pasta compartilhada por mês (Drive) — tudo que aparece, você joga lá na hora. Padrão de nome tipo 2026-07 - NF 123 - Cliente X deixa qualquer busca instantânea.
• Conta PJ 100% separada da pessoal — metade do trabalho de conciliação (e das dúvidas) desaparece.
• Na dúvida, mande. Documento a mais nunca atrapalhou uma apuração; documento a menos, sempre.

O que você deve receber de volta

Transparência é via dupla: todo mês o cliente recebe as guias com antecedência, a folha processada, e visibilidade das obrigações do período. Contador que só aparece com boleto vencendo não é parceiro — é despachante.

Sua contabilidade atual pede tudo isso — ou só emite guia? Se a resposta incomodou, converse com o Saulo. Organização é metade do imposto certo.